Samtykke vedr. brug af foto og video

Persondatapolitik for Palsgaard Sommerspil

 Gældende fra 18. november 2018

 Palsgaard Sommerspils dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne personadatapolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Foreningen Palsgaard Sommerspil er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Thrine Nørgaard
Adresse: Kirkholmvej 17, 7130 Juelsminde
CVR: 17420887
Telefonnr.: 20327692
Mail: formand@palsgaardsommerspil.dk
Website: www.palsgaardsommerspil.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

  1. Medlemsoplysninger:
    • Almindelige personoplysninger:
      • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.
      • Personoplysninger registreres primært i Holdsport
  2. Oplysninger om medlemmer/frivillige:
    • Almindelige personoplysninger:
      • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.
        Personoplysninger registreres primært i Holdsport
    • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
      • CPR-nummer
      • Oplysninger om indhentelse af børneattest
        Nødvendige oplysninger, hvis der medvirker børn under 15 år.
  3. Oplysninger på instruktører, undervisere og øvrige ansatte:
    • Almindelige personoplysninger:
      • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.
      • Personoplysninger registreres primært i Holdsport
    • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
      • CPR-nummer
      • Oplysninger om indhentelse af børneattest
    • Nødvendige oplysninger i forbindelse med udbetaling af løn/honorar.

 Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

  1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
    • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
    • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
    • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
    • Levering af varer og ydelser du har bestilt
    • Administration af din relation til os
  2. Formål med behandling af medlemsoplysninger på medlemmer/frivillige:
    • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
    • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
    • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
    • Levering af varer og ydelser du har bestilt
    • Administration af din relation til os
  3. Formål med behandling af oplysninger på instruktører, undervisere og øvrige ansatte:
    • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
    • Håndtering af instruktører, undervisere og lederes hverv og pligter i foreningen
    • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
    • Opfyldelse af lovkrav
    • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
    • Administration af din relation til os

 Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af aktiviteter
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer og andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

 

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnede medlemmer/frivillige eller som lønnede instruktører, undervisere og øvrige ansatte:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede medlemmer/frivillige:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Lønnede instruktører, undervisere og øvrige ansatte:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, frivillige, instruktører, undervisere og øvrige ansatte til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af persondatapolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne persondatapolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i persondatapolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende persondatapolitikpolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Juelsminde, den 18. november 2018

Thrine Nørgaard
Formand for Palsgaard Sommerspil